Polityka Prywatności

English version available below | Wersja angielska znajduje się poniżej

Data aktualizacji: 28.08.2025 r.

Niniejszy dokument stanowi klauzulę informacyjną w rozumieniu art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz zawiera informacje o stosowaniu plików cookies na Stronie. Zapoznanie się z Polityką Prywatności jest niezbędne do świadomego korzystania ze Strony oraz do zawarcia Umowy Rezerwacji i Umowy Najmu.

Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności i Polityka Cookies określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem ze Strony internetowej rentyourplace.pl, a także w związku z procesem rezerwacji, zawarciem i realizacją Umowy Najmu. Dokument reguluje również zasady wykorzystywania plików cookies.
  2. Administratorem danych osobowych jest Easy Rent Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Władysława Pniewskiego 2/1, 80-246 Gdańsk, NIP 5842739139, KRS 0000536327 (dalej jako "Administrator"). W sytuacji, gdy Umowa Najmu zawierana jest w imieniu i na rzecz innego właściciela nieruchomości (Wynajmującego), Easy Rent Sp. z o.o. również pozostaje administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce.
  3. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki, prosimy o kontakt z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@rentyourplace.pl.
  4. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. Każdego Użytkownika i klienta obowiązuje znajomość jej aktualnej treści. Zmiany mogą wynikać z rozwoju technologii, zmian w prawie lub rozwoju Strony.

Definicje

  1. Administrator, Easy Rent Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-246), ul. Władysława Pniewskiego 2/1, NIP 5842739139, KRS 0000536327.
  2. Użytkownik, każdy podmiot przebywający na Stronie, korzystający z jej funkcjonalności lub wchodzący w proces rezerwacji i najmu.
  3. Strona, strona internetowa znajdująca się pod adresem rentyourplace.pl.
  4. Wynajmujący, właściciel nieruchomości lub osoba dysponująca tytułem prawnym do jej oddania w najem, na rzecz której Administrator świadczy usługę rezerwacji. Wynajmującym może być również sam Administrator, jeśli to on jest stroną Umowy Najmu.
  5. Umowa Rezerwacji, umowa o świadczenie Usługi Rezerwacji, zawierana drogą elektroniczną pomiędzy Wynajmującym (reprezentowanym przez Administratora) a Użytkownikiem, zgodnie z Regulaminem Rezerwacji Nieruchomości.
  6. Umowa Najmu, umowa najmu nieruchomości zawierana pomiędzy Wynajmującym a Użytkownikiem, w formie wymaganej dla wybranego typu najmu.
  7. RODO, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Przetwarzanie danych osobowych

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i w oparciu o poniższe podstawy prawne:

  1. W celu obsługi procesu rezerwacji nieruchomości i zawarcia Umowy Rezerwacji (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy), co obejmuje:
    1. przyjęcie i przetworzenie Twojego zapytania,
    2. przygotowanie i wysłanie warunków rezerwacji,
    3. obsługę opłaty rezerwacyjnej oraz komunikację związaną z finalizacją rezerwacji.
  2. W celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia Umowy Najmu oraz w celu jej wykonania (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), co obejmuje:
    1. przygotowanie i zawarcie Umowy Najmu,
    2. realizację postanowień umowy, rozliczenia czynszu i mediów,
    3. wystawianie dokumentów księgowych,
    4. prowadzenie korespondencji i kontaktu w sprawach związanych z najmem.
  3. W celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności:
    1. w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej przez wymagany prawem okres,
    2. w zakresie przekazywania danych organom publicznym na podstawie obowiązujących przepisów.
  4. W celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest:
    1. weryfikacja wiarygodności płatniczej potencjalnego najemcy w celu ograniczenia ryzyka finansowego,
    2. dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
    3. zapewnienie kontaktu w sytuacjach awaryjnych (dane osoby wskazanej jako kontakt ICE),
    4. zarządzanie Stroną, prowadzenie analiz statystycznych i zapewnienie bezpieczeństwa IT,
    5. marketing bezpośredni własnych usług.
  5. Na podstawie dobrowolnej zgody (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w celu wykorzystywania plików cookies (szczególnie analitycznych i reklamowych).

Weryfikacja finansowa przed zawarciem Umowy Najmu

W związku z warunkami Umowy Najmu dotyczącymi zabezpieczenia płatności, przed jej zawarciem możemy wymagać potwierdzenia Twojej zdolności do regulowania przyszłych zobowiązań. W zależności od sytuacji, stosujemy jedną z poniższych metod:

  1. Dokumenty potwierdzające dochód. Możemy poprosić Cię o przedstawienie stosownych dokumentów (np. zaświadczenie o zarobkach), które zostaną przeanalizowane przez naszego pracownika w celu oceny zdolności płatniczej.
  2. Weryfikacja lub ubezpieczenie przez partnera zewnętrznego. Możemy zaproponować Ci skorzystanie z usługi weryfikacji finansowej lub ubezpieczenia czynszu. W takim przypadku dane niezbędne do realizacji usługi udostępniasz bezpośrednio firmie zewnętrznej, która działa jako odrębny administrator danych.
  3. Poręczenie osoby trzeciej. W przypadku zabezpieczenia umowy poprzez poręczenie, dane osobowe Poręczyciela będą przetwarzane na podstawie odrębnej umowy, a Poręczyciel otrzyma od nas oddzielną, szczegółową klauzulę informacyjną RODO.

Dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych (ICE)

Dane osoby wskazanej w Umowie Najmu jako kontakt w sytuacjach awaryjnych (ICE) przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podając nam te dane, oświadczasz, że poinformowałeś wskazaną osobę o przekazaniu nam jej danych kontaktowych oraz o celu tego przekazania.

Odbiorcy danych

Możemy przekazywać Twoje dane następującym kategoriom odbiorców:

  1. Wynajmujący w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy Najmu (jeśli Umowa Najmu jest zawierana w imieniu właściciela nieruchomości).
  2. Krajowy Integrator Płatności S.A. (obsługa płatności Tpay).
  3. Dostawcy usług IT, oprogramowania i hostingu.
  4. Dostawcy usług chmurowych.
  5. Firmy księgowe i kancelarie prawne.
  6. Podmioty świadczące usługi windykacyjne.
  7. Firmy techniczne i konserwacyjne.
  8. Firmy kurierskie i pocztowe.
  9. Organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Każdy podmiot, któremu powierzamy dane, działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z RODO lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa, i gwarantuje odpowiedni poziom ich ochrony.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy z naszych dostawców usług (np. Google, Meta/Facebook, dostawcy usług chmurowych) mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku transfer danych odbywa się wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, opartego o mechanizmy takie jak Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.

Okres przechowywania danych

Twoje dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

  1. Dane związane z Umową Rezerwacji i Umową Najmu. Przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się umowa (zgodnie z obowiązkami podatkowymi i rachunkowymi), oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (do 6 lat).
  2. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. zgoda na cookies). Do czasu cofnięcia zgody.
  3. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu (np. analityka). Do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub do czasu, gdy dane stracą przydatność.

Twoje prawa

Pamiętaj, że przysługuje Ci szereg praw związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

  1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO).
  2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia danych, tak zwane "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO), z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z innych przepisów.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
  6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO).
  7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Możesz realizować swoje prawa, kontaktując się z nami pod adresem: rodo@rentyourplace.pl.

Dobrowolność podania danych

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne. Jednakże, w przypadku chęci zawarcia Umowy Rezerwacji i Umowy Najmu, podanie danych jest warunkiem koniecznym do realizacji tych procesów. Bez uzyskania niezbędnych danych nie będziemy w stanie obsłużyć rezerwacji ani przygotować Umowy Najmu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Pliki cookies i technologie

Informacje ogólne

Strona korzysta z plików cookies (tak zwanych "ciasteczek") oraz innych podobnych technologii w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, a także w celach analitycznych i marketingowych.

Czym są pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, smartfonie). Zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania oraz unikalny numer.

Rodzaje i cele wykorzystywania cookies

  1. Niezbędne pliki cookies. Konieczne do prawidłowego funkcjonowania Strony. Umożliwiają poruszanie się po niej i korzystanie z jej podstawowych funkcji.
  2. Analityczne i wydajnościowe pliki cookies. Pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze Strony, co umożliwia ulepszanie jej struktury i zawartości. Zbierają informacje anonimowo.
  3. Funkcjonalne pliki cookies. Pozwalają zapamiętać wybrane przez Ciebie ustawienia i personalizować interfejs (np. język, region, rozmiar czcionki).
  4. Reklamowe pliki cookies. Służą do dostarczania treści reklamowych bardziej dopasowanych do Twoich zainteresowań oraz do prowadzenia działań remarketingowych.

Technologie śledzące

Administrator stosuje następujące technologie:

  1. Google Analytics. W celu analizy statystyk Strony.
  2. Piksel Meta (Facebook). W celu zarządzania reklamami na platformach Meta (Facebook, Instagram) i prowadzenia działań remarketingowych.

Zarządzanie plikami cookies

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies. Możesz w każdym czasie dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies lub informować o ich każdorazowym zamieszczeniu. Pamiętaj jednak, że ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na Stronie. Więcej informacji znajdziesz w sekcji "Pomoc" w menu Twojej przeglądarki.

Wyłączenie odpowiedzialności

  1. Treści przedstawione na Stronie mają charakter informacyjny i nie stanowią rekomendacji inwestycyjnych w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na ich podstawie.
  2. Wszystkie treści umieszczone na Stronie stanowią przedmiot praw autorskich Administratora. Kopiowanie i rozpowszechnianie treści bez uprzedniej, pisemnej zgody jest zabronione.
English version

Last updated: 28.08.2025

This document constitutes an information notice under Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR) and contains information on the use of cookies on the Website. Reviewing this Privacy Policy is necessary for informed use of the Website and for entering into a Reservation Agreement and Rental Agreement.

General Provisions

  1. This Privacy Policy and Cookie Policy sets out the rules for processing and protection of personal data provided by Users in connection with the use of the rentyourplace.pl Website, as well as in connection with the reservation process and the conclusion and performance of a Rental Agreement. The document also governs the use of cookies.
  2. The personal data controller is Easy Rent Sp. z o.o. with its registered office in Gdańsk at ul. Władysława Pniewskiego 2/1, 80-246 Gdańsk, Poland, Tax ID (NIP) 5842739139, Court Register Number (KRS) 0000536327 (hereinafter referred to as the "Controller"). Where the Rental Agreement is concluded on behalf of another property owner (Landlord), Easy Rent Sp. z o.o. remains the data controller within the scope described in this Policy.
  3. For any questions or concerns regarding this Policy, please contact the Controller at: rodo@rentyourplace.pl.
  4. The Controller reserves the right to make changes to this Policy. Each User and customer is required to be familiar with its current content. Changes may result from technological development, changes in law, or development of the Website.

Definitions

  1. Controller, Easy Rent Sp. z o.o. with its registered office in Gdańsk (80-246), ul. Władysława Pniewskiego 2/1, Tax ID (NIP) 5842739139, Court Register Number (KRS) 0000536327.
  2. User, any entity present on the Website, using its functionality, or entering into the reservation and rental process.
  3. Website, the website located at rentyourplace.pl.
  4. Landlord, the property owner or person holding legal title to lease the property, on whose behalf the Controller provides the reservation service. The Landlord may also be the Controller itself, if it is a party to the Rental Agreement.
  5. Reservation Agreement, an agreement for the provision of Reservation Services, concluded electronically between the Landlord (represented by the Controller) and the User, in accordance with the Property Reservation Terms and Conditions.
  6. Rental Agreement, a property rental agreement concluded between the Landlord and the User, in the form required for the selected type of rental.
  7. GDPR, Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC.

Personal Data Processing

Purposes and legal bases for processing

We process your data for the following purposes and on the following legal bases:

  1. To handle the property reservation process and conclude the Reservation Agreement (basis: Article 6(1)(b) GDPR — taking action at the request of the data subject prior to entering into a contract and performance of the contract), which includes:
    1. receiving and processing your inquiry,
    2. preparing and sending the reservation terms,
    3. processing the reservation fee and communication related to finalizing the reservation.
  2. To take actions aimed at concluding the Rental Agreement and to perform it (basis: Article 6(1)(b) GDPR), which includes:
    1. preparing and concluding the Rental Agreement,
    2. performing the provisions of the agreement, settling rent and utilities,
    3. issuing accounting documents,
    4. conducting correspondence and contact in matters related to the rental.
  3. To fulfill the legal obligation imposed on the Controller (basis: Article 6(1)(c) GDPR), in particular:
    1. the storage of accounting documentation for the period required by law,
    2. the transfer of data to public authorities under applicable regulations.
  4. To pursue the Controller's legitimate interest (basis: Article 6(1)(f) GDPR), which is:
    1. verifying the payment reliability of a potential tenant in order to limit financial risk,
    2. asserting and defending against potential claims,
    3. providing contact in emergency situations (data of the person indicated as the ICE contact),
    4. managing the Website, conducting statistical analyses, and ensuring IT security,
    5. direct marketing of our own services.
  5. On the basis of voluntary consent (basis: Article 6(1)(a) GDPR) for the use of cookies (especially analytical and marketing cookies).

Financial verification prior to concluding the Rental Agreement

In connection with the Rental Agreement terms relating to payment security, we may require confirmation of your ability to meet future obligations before entering into the agreement. Depending on the situation, we use one of the following methods:

  1. Documents confirming income. We may ask you to present appropriate documents (e.g., a certificate of earnings), which will be analyzed by our employee to assess your payment ability.
  2. Verification or insurance through an external partner. We may offer you the option of using a financial verification or rent insurance service. In such a case, you provide the data necessary to perform the service directly to the external company, which acts as a separate data controller.
  3. Third-party guarantee. In the case of contract security through a guarantee, the personal data of the Guarantor will be processed under a separate agreement, and the Guarantor will receive a separate, detailed GDPR information notice from us.

Emergency contact data (ICE)

The data of the person indicated in the Rental Agreement as the emergency contact (ICE) is processed on the basis of our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). By providing us with this data, you declare that you have informed the indicated person of the transfer of their contact data to us and of the purpose of this transfer.

Data recipients

We may transfer your data to the following categories of recipients:

  1. The Landlord, to the extent necessary for the conclusion and performance of the Rental Agreement (if the Rental Agreement is concluded on behalf of the property owner).
  2. Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay payment processing).
  3. Providers of IT, software, and hosting services.
  4. Cloud service providers.
  5. Accounting firms and law firms.
  6. Entities providing debt collection services.
  7. Technical and maintenance companies.
  8. Courier and postal companies.
  9. Public authorities authorized to receive data under applicable regulations.

Each entity to whom we entrust data acts under a data processing agreement compliant with GDPR or under applicable regulations, and guarantees an appropriate level of data protection.

Transfer of data outside the European Economic Area (EEA)

Some of our service providers (e.g., Google, Meta/Facebook, cloud service providers) may process data outside the EEA. In such a case, the transfer of data takes place exclusively with appropriate safeguards in place, based on mechanisms such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or European Commission decisions establishing an adequate level of protection.

Data retention period

Your data will be stored for the period necessary to achieve the purposes for which it was collected:

  1. Data related to the Reservation Agreement and Rental Agreement. For the duration of the agreement, and after its termination, for a period of 5 years counted from the end of the calendar year in which the agreement ended (in accordance with tax and accounting obligations), and until the limitation of any civil claims (up to 6 years).
  2. Data processed on the basis of consent (e.g., consent to cookies). Until consent is withdrawn.
  3. Data processed on the basis of legitimate interest (e.g., analytics). Until an effective objection is raised or until the data loses its usefulness.

Your rights

You have a number of rights related to the processing of your personal data:

  1. Right of access to data (Article 15 GDPR).
  2. Right to rectification of data (Article 16 GDPR).
  3. Right to erasure of data, the so-called "right to be forgotten" (Article 17 GDPR), subject to limitations arising from other regulations.
  4. Right to restriction of processing (Article 18 GDPR).
  5. Right to data portability (Article 20 GDPR).
  6. Right to object to processing based on the Controller's legitimate interest (Article 21 GDPR).
  7. Right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
  8. Right to lodge a complaint with the supervisory authority, which is the President of the Personal Data Protection Office (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland).

You can exercise your rights by contacting us at: rodo@rentyourplace.pl.

Voluntary provision of data

Providing your personal data is voluntary. However, if you wish to enter into a Reservation Agreement and Rental Agreement, providing the data is a necessary condition for these processes. Without the necessary data, we will not be able to process the reservation or prepare the Rental Agreement.

Automated decision-making

Your personal data will not be used for automated decision-making, including profiling.

Cookies and Technologies

General information

The Website uses cookies (so-called "biscuits") and other similar technologies to ensure its proper functioning, as well as for analytical and marketing purposes.

What are cookies

Cookies are small text files stored on your end device (computer, tablet, smartphone). They typically contain the name of the website they come from, the storage time, and a unique number.

Types and purposes of cookies

  1. Necessary cookies. Required for the proper functioning of the Website. They enable navigation and use of its basic functions.
  2. Analytical and performance cookies. They help us understand how Users use the Website, enabling improvements to its structure and content. They collect information anonymously.
  3. Functional cookies. They allow remembering your selected settings and personalizing the interface (e.g., language, region, font size).
  4. Marketing cookies. They serve to deliver advertising content more tailored to your interests and to conduct remarketing activities.

Tracking technologies

The Controller uses the following technologies:

  1. Google Analytics. For the analysis of Website statistics.
  2. Meta Pixel (Facebook). For managing ads on Meta platforms (Facebook, Instagram) and conducting remarketing activities.

Cookie management

Web browsing software (the browser) by default allows the storage of cookies. You can change your browser settings at any time to block the automatic handling of cookies or to be informed of each placement. Please note, however, that limiting the use of cookies may affect some functionalities available on the Website. More information can be found in the "Help" section of your browser menu.

Disclaimer

  1. The content presented on the Website is for informational purposes only and does not constitute investment recommendations within the meaning of relevant legal provisions. The Controller is not responsible for decisions made on its basis.
  2. All content posted on the Website is the subject of the Controller's copyrights. Copying and distribution of the content without prior written consent is prohibited.